Güvenli Yazdırma Sistemi, kurum yazıcılarının merkezi bir sisteme dâhil edilerek tek bir noktadan kontrol edilmesi, yazıcıların sarf malzeme durumlarının uzaktan takibi, büyük ofis alanlarında kullanıcıların yazıcı bağımlılığını ortadan kaldırmak amacı ile kurulmuştur.
Güvenli Yazdırma Sistemi ile birlikte fotokopi makinası sınıfındaki büyük yazıcılar ortak alanlara alınarak merkezi yazılım üzerinden tüm kullanıcılar tarafından kullanılmasına imkân sağlanmıştır. Böylece kullanıcıların yazıcı bağımlılığı ortadan kaldırılmıştır. Sisteme dâhil edilen tüm yazıcıların sarf malzeme durumları yazılım üzerinden kontrol edildiğinden sarf malzeme (toner) değişimleri doğru zamanda yapılmaktadır. Bu sayede cihazların sarf malzemelerinin kontrolsüz tüketimi engellenmiştir. Ayrıca yine yazılım üzerinden cihazların arıza durumları takip edilebildiği için oluşan problemlere en kısa sürede müdahale edilerek giderilmesi sağlanmıştır.

Güvenli Yazdırma Sistemi, kullanıcılara ve İzmir Büyükşehir Belediyesi Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü personeline sağladığı kolaylıkların yanı sıra sarf malzeme tüketiminin takibi ile sayfa başı baskı maliyetlerinde önemli ölçüde tasarruf sağlamıştır. Sistemin kurulduğu günden beri yapılan ölçümlerde 19.000.000 TL tasarruf edildiği hesaplanmıştır. Proje geçiş aşamasında birimlerimizde bulunan sarf malzemeler Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü tarafından teslim alınarak cihazlarda kullanılma süreçleri tek bir noktadan takip edilmeye başlanmıştır. Sarf malzemenin kontrollü olarak tüketilmesi ile birlikte ihtiyaç fazlası tüketimin önüne geçilmiştir. Güvenli yazdırma sistemine dâhil olan yazıcılarda yapılan tasarrufun %68 seviyelerine ulaştığı görülmüştür. Sistemin tüm birimlerimizde yaygın olarak kullanılmaya başlanılması tasarruf miktarı da büyük oranda artacaktır.

Güvenli Yazdırma Sistemi kurumumuzun baskı maliyetlerine sağladığı tasarrufun yanı sıra çevreye de olumlu şekilde etki etmektedir. Çıktı alma sürecinde tüketilen sarf malzemenin kimyasal oluşu, cihazların baskı sırasında ısı kullanmasından kaynaklı enerji tüketimi ve gereksiz kullanılan kâğıdın çevreye verdiği zararlar en aza indirilmiştir. Gereksiz baskı alınmasının önüne geçilmesi ile birlikte daha az sarf malzeme ve enerji tüketilerek çevreye salınan karbon miktarında önemli ölçüde düşüş olmuştur. Cihazların verimli kullanılması ile birlikte 263 kWh daha az enerji harcanmış, 32 ton daha az karbon salınımı yapılmıştır. Ayrıca yine ihtiyaç dışı baskı alınmaması ile birlikte tüketilen kâğıt miktarı da azalmıştır. Azalan kâğıt miktarı beraberinde daha az ağaç kesilmesini beraberinde getirmiştir. Tüketilmeyen kâğıt miktarı hesaplandığında 306 adet daha az ağaç kesilmesine katkı sağlanmıştır. Tüketilen sarf malzemelerin yanı sıra atık sarf malzemelerinde güvenli ve doğru şekilde bertaraf edilmesi sağlanmıştır. Böylece sarf malzeme atığının çevreye vereceği zararlarda ortadan kalkmıştır.